GTD では仕事のことや趣味のこと、将来の夢から晩酌の肴を買いに行くことまで、
とにかく頭の中にあることを全て吐き出し、これらを一箇所にまとめてしまいます。
早速取り掛かってみると、これが苦しい！
メモ帳やカレンダーを見直したりしながら、ウンウン言って何とかリストに書き出しました。
ちょっと搾り足りない気もしますが、大体 40 分ほどかかって 100 項目くらい。
この作業は GTD に取り掛かる最初に一度だけ必要な作業で、
今後 GTD が回り始めれば、新しいタスクはその都度リストに追加するだけで済みます。
頑張りましょう。
リストに書き出された項目を見ると、気になっていたことが実は随分あることに気付きます。
と同時に、無意識のうちにこれだけのことを記憶していたのかとも思いました。
思い出すのに苦労した項目(閃きは一瞬ですが、その閃きに至る道のりが大変)も幾つかあるわけで、
言い換えれば今回 GTD を始めなければそのまま忘れ続けていたかも知れません。
あと、細かいことをいちいち全部覚えていなくても良いため、
なんとなく頭がスッキリした感じがしてきます。
そして、スッキリ広くなった部分まで目一杯に使って思考しているような感覚が生まれました。
上手く言えないのですが、考えるという行為に余裕ができたような、そんな感覚です。
洗いざらい思い出すために、脳をフル回転させた単なる余韻なのかも知れませんが。
先に作ったリストを元に、新規タスクや新たに沸いた気になること、
思い出した作業などはすぐさまその場でリストに追加します。
GTD では何事も頭に溜め込まないことが大事なので、
「後でリストに追加する」と気にすること自体が間違いです。
私はいつも持ち歩いているアイディアノートの中綴じに、
100 円ショップで買ってきた 4 冊 100 円のメモパッドを数枚挟んでいて、
その場で殴り書きのメモを残すようにしています。
そして時間が空いた時にすぐに PC を開き、
check*pad の inbox リストに移すようにしてみました。
加えて inbox にはできるだけタスクが溜まらないように、
最初のうちは特に意識して GTD を回すようにしています。
GTD では週次レビューが重要なプロセスになっています。
このレビューでは「プロジェクト」フォルダや
「いつかやる/そのうちやる」フォルダなどに放り込まれたタスクの再検討を行ないます。
時間の経過や今の自分の状況とともにタスクの状態も常に変化していますから、
スケジュールの再調整が必要になったり
タスクのゴール自体が変化したりするかもしれません。
それらをこのタイミングで見直すことが役立ちます。
また大きくて手が付けられないタスクは
WBS などの手法を使って
具体的に行動可能な複数のタスクに落とし込んでやることで、
現実味が一気に増すことになります。
この手法は業務で仕事をこなすにも考え方は同じですね。
夢のような「いつかやる」に一歩でも近づいたかも！？
この時、この一週間で達成できたタスクを振り返ってみることは良いことです。 私の場合、タスクリストの管理には check*pad を使っていて、 このレビューのタイミングで消化したチェック済みの項目を一括で削除するようにしています。 このチェック済みの項目が多いと、やり遂げた感じがして達成感もひとしおだったりします。
ショボいタスクばっかりでも気にしない！
また、このレビューでは残っているタスクやプロジェクト、 タスクに設定したスケジュールを俯瞰的に見直すことにもなるので、 この先数週間を見通すにも随分と楽になったように思えます。 慣れてくれば突発的な割り込みや予定の変更に対しても、 落ち着いて柔軟にリスケジュールできるようになると思います。
GTD の肝とも言うべきタスク管理には当初、メモ帳とクリアフォルダを用いていました。
しかし色々と興味が移る性分から、プロジェクトフォルダの数がかなり増えてしまい、
更に「いつかやる」フォルダがすぐにパンパンになってしまいました！
仕事でもプライベートでも PC の前に居ることが多いので、
そこで PC 上で動作する GTD ツールを使うことにしました。
これらツールを導入することの一番大きなメリットは、
これらが全て Web サービスを利用している点にあります。
ツールをインストールした PC を持ち歩かなくても、
自宅からでも会社からでも PC さえあれば同じ Web サービスを受けることができます。
これも最近はネット環境が普及して IP Reachable な場所が増えたお陰ですね。
と言いつつ実家はネットを引き払ってしまったため、携帯電話しかなくて苦労しました...
check*pad は、 タスク管理ツールとして私はオススメします。 特段に高機能ではないものの最低限必要な機能がキッチリ作りこまれていて、 あれば便利だけど無くてもいい的な無駄がほとんどありません。 そのため普段の作業を無駄なく非常に効率的かつ快適に行えるため、 ユーザは管理すべきタスクに意識を集中できます。
check*pad にはリストの項目を
指定した時間にメールで知らせてくれる機能があって、
私は「次にとるべきアクション」リストだけを毎朝携帯電話に送信するように指定しています。
前日に明日やることを予定してリストに追加しておけば、
翌日の朝には今日こなすべきタスクを忘れずに確認できます。
出先でネットにアクセスできない場合でもメールを見直せば良いわけですね。
また反対にメールを使ってタスクを登録することもできます。
PC や携帯電話からタスクのタイトルだけを書いたメールを送信すると、
その内容が inbox に放り込まれるように設定してあります。
これもタスクを忘れないうちに登録して、さっさと忘れてしまうのには重宝します。
最後にリストの共有機能。
特に仕事など複数人が関係するプロジェクトでは、
タスクの担当や全体のタスクの消化具合を全員で共有できるのは非常に重宝します。
リスト毎に共有するユーザを設定できるので、
複数プロジェクトが並走しているような場合でも混乱がありません。
この共有機能は Web サービスだからこそ実現できたと言ってもいいでしょう。
これも便利！
check*pad の前に Remember the Milk も試してみました。 こちらも日本語化されていて、今時の Ajax を多用したタスク管理ツールですが、 少しアクション毎のギミックが煩かったり、動作が少し重いように感じられたのでパスしました。
具体的に日時が決まっているタスクの管理にはスケジューラを使う方が便利です。 私は Google Calendar を使っています。 どうしても「いつかやる」フォルダに溜まってしまうタスクですが、 こういうタスクについても「この日までに再検等する」のような予定を立てて 半ば強引にスケジュールしてしまうと良いようです。
Google Calendar を選んだ理由は、これまた最低限の機能が必要なだけ揃っている点です。
それでいて知人とカレンダーを共有したり、外部のカレンダーを読み込んだりできたます。
カレンダーの共有機能を活用することで、複数人で進めるプロジェクトのスケジュールを一見できるようになります。
また、livedoor 天気情報で公開されている
iCal天気フィード
を読み込んでやれば、カレンダー上で来週一週間の天気を確認することができます。
mixi2iCal を利用して、
mixi 予定表のイベントやマイミクの誕生日を表示してやれば、
日付に関わる情報をほぼ Google Calendar だけでまかなえるようになりました。
短中期で消化されるタスクと違い、アイディアや思いつきのような蓄積される情報には、 従来のノートの使い勝手が良いです。 check*pad では検索性に難がありますし、 何よりも思いついたイメージを図などを交えて直ぐに殴り書きするには紙とペンが一番です。 メモ帳の使い方は 100円ノートの「超メモ術」を参考に、 アイデアマラソン発想システムを実践しています。
「あ、そういえば！」という気付きは増えたけれど、「あ、そうだった！」というやり忘れが減りました。
『やること多いなぁ』というモヤッとした感覚が、『タスク幾つ』というカタチで見える化できるのが大きいです。
忙しいと感じた時にも、
単に雑務が多いだけなのか、それともプロジェクトが幾つも押しているのか、
何が理由で忙しいのかを把握できるようになりました。
さらに、タスクが動いている、進んでいるというドライブ感が格段に感じられるようになりましたし、
週次レビューで成果を客観的に評価できるようになると達成感や充実感が違ってきます。
今日はこれをやるぞ！達成するぞ！って気にさせられますね。
実際の行動にその成果が見えるようになるのは、まだまだ先かも知れません。 気が付かないようで、でも凄く大きな変化。自己改革をもたらしてくれる、 そんな道具になりつつあります。
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